La posta elettronica certificata rappresenta un sistema in grado di garantire il recapito certo del documento, la sua sicurezza ed integrità e l’accertamento della sua provenienza, dando piena validità legale a tutte le comunicazioni che necessitano di ricevute di invio e di consegna.
Il sistema è realizzato in totale conformità alle norme sulla trasmissione elettronica dei documenti informatici: il messaggio inviato con la posta elettronica certificata equivale a tutti gli effetti ad una raccomandata.
La posta elettronica certificata consente all’utente di:
- accedere in modo sicuro alla propria casella di posta certificata da qualsiasi postazione Internet;
- disporre di ricevute attestanti le diverse fasi di invio, consegna e ricezione dei messaggi;
- richiedere una "notifica di accesso" marcata temporalmente per certificare l'accesso al messaggio da parte del destinatario.
Ai sensi dell'art. 16, comma 6*, del D.L. n. 185 del 29/11/2008 (pubblicato in G.U. n. 280 S. O.) convertito con modifiche dalla Lgge n. 2 del 28/01/2009 (pubblicata in G.U. n. 22 del 28/01/2009), le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Tale obbligo riguarda sia le imprese di nuova iscrizione che le imprese già esistenti, le quali si dovranno adeguare entro tre anni.
L'indirizzo di Posta Elettronica Certificata può essere rilasciato dai Gestori iscritti nell'Elenco Pubblico previsto dal D.P.R. n. 68/2005 e tenuto dal CNIPA. L'elenco è consultabile sul sito web del CNIPA, nella sezione dedicata alla PEC.
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*"Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.
Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria".