Ai sensi dell’art. 16, comma 12-octies. D.L. 29/11/2008 n. 185, come modificato dalla legge di conversione 28/01/2009, n. 2, che ha modificato l’art. 2478 bis c.c., a far data dal 30/03/2009 è stato abolito l’obbligo di deposito dell’elenco soci per le società a responsabilità limitata.

Restano, invece, soggette a tale obbligo le società per azioni, le società in accomandita per azioni e le società consortili per azioni.

FORMATO PER LA REDAZIONE DEL BILANCIO DI ESERCIZIO E CONSOLIDATO

1) Bilanci con chiusura fino al 16 febbraio 2009

Il D.P.C.M. del 10 dicembre 2008 impone l’obbligo dell’utilizzo del formato elettronico elaborabile XBRL per la redazione dei bilanci delle società di capitali e cooperative.

A seguito della pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n. 48 del 27 febbraio 2009 del comunicato del Ministero dello Sviluppo Economico è stato chiarito che l’obbligo di adottare le modalità di presentazione nel predetto formato elettronico elaborabile si applica a partire dai bilanci e dai relativi allegati riferiti all’esercizio in corso al 31 marzo 2008 per le solo imprese che chiudono l’esercizio successivamente alla data del 16 febbraio 2009.

Pertanto, le società che chiudono il loro esercizio entro il 16 febbraio 2009 devono depositare al Registro delle Imprese i bilanci nel formato utilizzato in precedenza.

Resta facoltativa la possibilità di allegare alla pratica un file aggiuntivo in formato elettronico elaborabile XBRL.

2) Bilanci con chiusura successiva al 16 febbraio 2009

L’art. 3 comma 3 del citato D.P.C.M. dela 10 dicembre 2008 stabilisce che l’obbligo di deposito del bilancio nel formato elettronico elaborabile XBRL si ritiene assolto con il deposito nel Registro delle Imprese, unitamente al bilancio di esercizio e relativi allegati depositati in formato PDF/A o in altro formato che, comunque, non contenga macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, di un allegato aggiuntivo in formato elaborabile XBRL contenente le tabelle del conto economico e dello stato patrimoniale.

Pertanto è obbligatorio l’utilizzo del nuovo formato elettronico elaborabile XBRL per l’allegato aggiuntivo contenente lo stato patrimoniale ed il conto economico. Il file XBRL si configurerà come allegato aggiuntivo all’usuale pratica di deposito del bilancio di esercizio.

In fase di prima applicazione, ai sensi dell’art. 3 comma 2 del D.P.C.M. 10/12/2008, l’obbligo non scatta per le società di capitali quotate in mercati regolamentati, per le società anche non quotate che redigono i bilanci di esercizio o consolidata in conformità ai principi contabili internazionali, per le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione di cui all’art. 1 del Dlgs 209/2005 e per le altre tenute a redigere i bilanci secondo il Dlgs 87/1992, e per le società controllate e le società incluse nel bilancio consolidato redatto dalle precedenti società.

Per la presentazione del bilancio restano confermate le procedure di seguito indicate:

- i bilanci di esercizio e gli elenchi soci (solo per SPA e SAPA) devono essere presentati al Registro delle Imprese entro 30 giorni dalla data del verbale di approvazione (art. 2435 c.c.), se i termini scadono di sabato o in giorni festivi, sono di diritto prorogati al primo giorno lavorativo successivo.

- l’omessa presentazione del bilancio e dell’elenco soci (solo per SPA e SAPA) è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria (art. 2630 c.c.) che ammonta a € 549,34 per il bilancio e € 412 per l’elenco soci per ogni responsabile. I documenti da allegare per il deposito del bilancio è consigliabile predisporli tutti in una cartella, i documenti informatici devono essere convertiti in formato pdf o tiff. Se il documento informatico non rappresenta l’originale, si dovrà dichiararne la conformità nelle modalità previste nella norma.

Su tutti i documenti (bilancio, verbale, relazione…) sarà necessario aggiungere, a seconda dei casi, alcune delle seguenti dichiarazioni:

 - Se il documento è sottoscritto da un soggetto iscritto all’ordine di commercialisti e ragionieri (o se trattasi di pubblico ufficiale) e non viene utilizzata la procura speciale, in calce al documento occorrerà apporre la seguente dicitura:

“Il/la sottoscritto/a Dott./rag………, ai sensi dell’art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società”

 - Nel caso in cui il documento sia firmato da un amministratore, occorrerà aggiungere in calce la cosidetta dichiarazione di corrispondenza:

“Il/la sottoscritto/a (cognome e nome), in qualità di amministratore, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell’art. 47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società”.

 - Nel caso in cui ci si avvalga dell’autorizzazione all’assolvimento del bollo della camera di commercio destinataria della pratica, occorrerà aggiungere la seguente dichiarazione:

“Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di …autorizzata con provv. Prot/aut…..del….. del Ministero delle Finanze – Dip. Delle Entrate – Ufficio delle Entrate di…..”

Nel caso in cui si disponga di autorizzazione propria rilasciata dall’ufficio delle entrate, riportarne gli estremi in calce ai documenti.

 - Nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, occorre aggiungere la seguente dichiarazione:

“Effettuata la registrazione presso l’Ufficio delle Entrate di …… in data ……al numero……..”

Casi particolari:

 - Le società di capitali che si sono trasformate in società di persone e/o che sono state incorporate in altre per fusione prima dell’approvazione del bilancio, non sono tenute al deposito del bilancio.

 - Le società di persone che si sono trasformate in società di capitale sono tenute al deposito del bilancio a seconda della durata di chiusura del primo esercizio prevista nell’atto di trasformazione.

 - Le società di capitali che trasferiscono la sede in altra provincia depositano il bilancio presso la CCIAA ove sono iscritte al momento del deposito.

 - Le società in liquidazione NON devono depositare il bilancio iniziale di liquidazione, obbligatorio solo ai fini fiscali, mentre devono depositare il bilancio di esercizio previsto dallo statuto.

 - Le società di persone i cui soci illimitatamente responsabili siano SPA, SAPA ed SRL, sono tenute a redigere ed a depositare nel registro delle imprese il bilancio consolidato.

  Manuale operativo per il DEPOSITO BILANCI al registro delle imprese 2009 (13.40 MB)